1. Allgemeine Informationen
Im folgenden Artikel wird eine Standardkonfiguration für das Laden im KMU mit eCarUp beschrieben. Dabei werden die verschiedenen Modelle für die Abrechnung von Ladestationen am Firmensitz für Mitarbeiter, Partner und Kunden aber auch zuhause beschrieben.
Der Vorteil der eCarUp Plattform liegt darin, dass die verschiedenen Anwendungsfälle des KMU über eine Plattform gelöst werden können und jede Station, falls nötig, einzeln konfiguriert werden kann.
Verrechnung via Kreditkarte
Eine sehr effiziente Möglichkeit ist das Abrechnen per Kreditkarte, weil dann das Geld automatisiert von der Kreditkarte des Fahrers auf das Konto des Stationsbesitzers übertragen wird. Dies hat zwei entscheidende Vorteile:
Der ganze Inkassoprozess ist vollständig automatisiert, eCarUp überträgt das Geld der Transaktionen direkt nach deren Ende auf das Konto des Stationsbesitzers.
Dadurch ist das Guthaben nie im Besitz der eCarUp AG und alle Transaktionen (auch z.B. von Gästen auf den Besucherparkplätzen) sind innerhalb der geltenden gesetzlichen Bestimmungen.
Du findest bei uns im Wiki alle weiteren Angaben zum Abrechnen per Kreditkarte und zu den gesetzlichen Bestimmungen zum übertragenen Guthaben.
Das Abrechnen per Kreditkarte hat immer eine 10%ige Kommission zur Folge, unabhängig davon ob eine eCarUp Premiumlizenz aktiv ist oder nicht.
Verrechnung via Reporting
Die Stationen können auch über das eCarUp Reporting-Tool verrechnet werden.
Dabei werden die Stationen für alle Nutzer mit einem Preis von 0.- pro kWh und 0.- pro Stunde hinterlegt. Die Ladevorgänge haben damit keine direkte Kostenfolge und es findet keine Verrechnung über die Kreditkarte statt.
Am Ende der Abrechnungsperiode (Ende Monat, Ende Quartal, Ende Halbjahr) kann entweder pro Station oder pro (vorher angelegtem) Spezialnutzer ein Report mit dem Verbrauch erstellt werden.
Anhand dieser Verbrauchszahlen kann die Energie z.b. auf einer Spesenabrechnung oder einer anderen internen Abrechnung verrechnet werden (ausserhalb des eCarUp Systems).
Eine eCarUp Premium-Lizenz wird für diesen Anwendungsfall dringend empfohlen da sonst einige wichtige Features wie das Wartungstool, die Reports oder die erweiterte Nutzerverwaltung mit den Nutzergruppen fehlen.
2. Ladestationen mit dem eCarUp Backend verbinden
Zuerst müssen die Stationen mit dem eCarUp Backend verbunden werden:
Sie finden eine aktuelle Liste mit allen unterstützen Ladestationsmodellen in unserem Wiki
Eine Schritt für Schritt Anleitung zur Einbindung der Stationen ist ebenfalls aufgeschaltet
Damit Geld auf den Account übertragen werden kann, muss dieser verifiziert werden. Die Informationen dazu finden Sie unter Account in eCarUp verifizieren. Wir empfehlen, diesen Schritt vor oder während der Installation der Ladestationen vorzunehmen. Ohne Verifizierung kann eCarUp aus rechtlichen Gründen kein Geld auf den Account übertragen und es sind keine kostenpflichtigen Ladungen möglich.
Die Einnahmen werden laufend auf den Stationsinhaber Account übertragen und können unter dem Menüpunkt "Account" jederzeit auf eine beliebige IBAN ausbezahlt werden.
3. Ladestationen einrichten
Wenn die Ladestationen mit eCarUp verbunden wurden, erscheinen diese im eCarUp Account im Dashboard und in der Stationsverwaltung.
Grundlegende Einstellungen
Danach können die Stationen mit einem Klick auf "Stationen" und dann "Stationsverwaltung" eingerichtet werden:
Name und Beschreibung der Station ändern
Stationen löschen
Standorte setzen
Anschlüsse bearbeiten (falls mehrere)
Anschlusstypen definieren (z.B. Typ 2, CSS oder Chademo)
Maximale Energie definieren (z.B. 22 kW)
Zugriff definieren (Öffentlich, Limitiert und Privat)
Öffentlich = alle User / Limitiert = Stationsbesitzer und SpezialUser
Privat = NUR Stations Besitzer bzw. Account in welchem die Stationen installiert sind
Preise für Energie und Zeit setzen
Reservierte Zeiten definieren
Station aus dem Webportal aktivieren
Alle Einstellungen für Stationsbesitzer sind in einem Wiki Artikel zusammengefasst.
Stationsgruppen erstellen
Wichtig für die Verwaltung von der Ladestationen, ist die Organisation in Stationsgruppen (z.B. nach Standorten oder nach Wohnblöcken):
Fertig konfiguriert, kann das so aussehen:
Spezial User erstellen
Damit die Stationen nur von den berechtigten Fahrern/Endkunden freigeschaltet werden können, müssen die Berechtigungen entsprechend vorgenommen werden. Dafür gibt es zwei Möglichkeiten:
1. Nutzergruppen pflegen
In dieser Variante wird eine Nutzergruppe erstellt und auf die Stationen zugeordnet. Damit kann bei Mieterwechseln oder bei neuen Fahrer unkompliziert ein neues Mitglied in der Nutzergruppen hinzugefügt oder entfernt werden. Dies macht den administrativen Aufwand kleiner.
Die Stationen werden auf den Status "limitiert" gestellt
Es wird eine Nutzergruppe mit allen berechtigten Fahrern erstellt
Die Nutzergruppe wird auf die Stationsgruppe zugeordnet
2. Zuordnen von einzelnen Nutzern auf die Stationen
In dieser Variante werden die einzelnen Fahrer/Endkunden auf ihre jeweiligen Stationen zugeordnet. Nur der jeweilige Spezialnutzer kann seine eigene Ladestation freischalten. Die Accounts müssen bei Mieterwechseln oder bei neuen Fahrern jeweils auf die Stationen zugeordnet werden. Der Account muss also laufend aktiv bewirtschaftet werden.
Die Stationen werden auf den Status "limitiert" gestellt
Der richtige Fahrer Account wird mit dem richtigen Preis für die Station freigeschaltet
Es wird ein Standort für die Station hinterlegt
4. Stationen beschriften
Damit die Fahrer die Stationen auch ohne RFID Karte und mit der App freischalten können, empfehlen wir die Stationen mit einem QR-Code und einer kurzen Ladeanleitung zu beschriften. Das hilft z.B., wenn ein Fahrer seine RFID Karte verliert oder nicht bei sich hat.
Du findest einige Beispiele für die Beschriftung.
5. Regelmässige Nutzer informieren
Es empfiehlt sich Fahrer, welche regelmässig laden (z.B. Mitarbeitende) über die korrekte Nutzung der Stationen zu informieren. Die Fahrer müssen bei der Bezahlung per Kreditkarte einen eigenen eCarUp Account erstellen und eine gültige Kreditkarte hinterlegen:
Eine mögliche Anleitung/Vorlage zum Versand an die Fahrer finden Sie hier: Vorlage Kommunikation eCarUp Endkunden
Alle Funktionen für Fahrer sind auf einer eigenen Wiki Seite zusammengefasst
Zudem gibt es auch ein FAQ für die Fahrer mit den wichtigsten Fragen und Antworten
Die Fahrer können selbstständig RFID / NFC Tags zu ihrem Account hinzufügen und diesen dann zum Freischalten der Ladestation nutzen
Mit dem flexiblen System von eCarUp ist der Verwaltungsaufwand minimiert. Die Fahrer/Endkunden können die Accounts selbstständig erstellen und verwalten.
6. Einrichten von Besucher- und Kundenparkplätzen
Ladestationen können mit eCarUp auch öffentlich und damit gegenüber anonymen Fahrern abgerechnet werden. Dafür muss den Stationen in der Einrichtung der Status "öffentlich" zugeteilt werden und ein Standort gesetzt werden. Zudem ist hier die Beschriftung der Ladestationen sehr wichtig, da über den QR-Code auch ad-hoc und damit barrierefrei geladen werden kann.
Den Besucherparkplätzen können auch problemlos andere Preise zugeordnet werden (siehe unten).
Optional können die Stationen auch über die Roaming Funktion in den Ladenetzwerken von Drittanbietern veröffentlicht werden. Das geht aber nur, wenn die Station 24 Stunden an 7 Tage in der Woche öffentlich zur Verfügung steht. Du musst dich zudem bewusst sein, dass die Station danach sehr breit gefunden wird (in verschiedensten Apps und Navigationsgeräten von Autos) und damit fremde Nutzer angezogen werden.
7. Aktivieren von Besucher- und Kundenparkplätzen
Falls du Ladestationen auf Parkfeldern für Besucher und/oder Kunden hast, gibt es die folgende Möglichkeiten, um diese für die Kunden kostenfrei zu aktivieren.
Per RFID-Karte: Erstelle einen eCarUp Account (z.B. muster(at)musterfirma.ch) und ordne diesen den Besucherstationen als Spezialuser mit dem Preis 0 pro kWh und 0 pro h zu. Fügen Sie dem Account einen oder mehrere RFID Karten hinzu. Nun können die Stationen über diese RFID/NFC Karten kostenfrei aktiviert werden. Der Kunde kann die RFID Karte z.B. an der Rezeption entgegen nehmen und sein Auto kostenfrei laden.
Aktivieren im Webportal: Über das Webportal können Stationen ebenfalls aktiviert werden. Da die Freischaltung über den Inhaberaccount (muster(at)musterfirma.ch) gemacht wird, ist die Ladung kostenlos und es findet keine Kreditkartentransaktion statt. Mit dieser Variante hat man den Vorteil, dass der Kunde nicht noch einmal zum Auto zurücklaufen muss.
8. Laden zuhause
Falls Mitarbeitende das Geschäftsfahrzeug zu Hause laden und die Energie dafür abgerechnet werden soll, gibt es die folgenden Varianten:
Die Station wird im Account der Firma integriert (muster(at)musterfirma.ch) und der Preis wird auf 0 pro kWh und 0 pro h gestellt. Der Mitarbeitende kann damit zuhause kostenfrei laden. Am Ende der Abrechnungsperiode wird ein eCarUp Report mit dem Verbrauch (in kWh) generiert und die Kosten für die Ladungen zuhause können abgerechnet werden. Dies kann für verschiedene Fahrer/Mitarbeitenden im gleichen Account gemacht werden.
Die Station wird in den privaten Account des Mitarbeitenden installiert und es wird ein Preis (abgemacht zwischen Mitarbeitenden und Firma) hinterlegt. Der Mitarbeitende aktiviert die Station über den Geschäftsaccount (wo normalerweise eine Kreditkarte der Firma hinterlegt ist) zuhause. Damit "verkauft" der Mitarbeitende quasi seinen Strom an die Firma und die Verrechnung ist automatisiert.
9. Fehleranalyse und -Behebung
Mithilfe vom eCarUp Portal können einfache Störungen erkannt und die entsprechenden Massnahmen eingeleitet werden. Falls Stationen im Dashboard oder in der Stationsverwaltung grau und damit als "inaktiv" hinterlegt sind, haben diese die Verbindung mit dem Backend verloren (länger als 10 Minuten) und können darum nicht über eCarUp verwendet werden. Dafür gibt es zwei mögliche Gründe:
Internetausfall: Stelle das Internet wieder her. Sobald die Stationen eCarUp wieder erreichen, wechselt der Status auf "verfügbar" bzw. blau und können wieder normal verwendet werden.
Stromausfall: Stelle die Stromversorgung wieder her. Sobald die Stationen eCarUp wieder erreichen, wechselt der Status auf "verfügbar" bzw. blau und können wieder normal verwendet werden.
Mit dem in eCarUp Premium inbegriffenen Wartungstool kann die Kommunikation zwischen Ladestation und Backend nachverfolgt werden und eine vertiefte Fehleranalyse getätigt werden.
Sollte der Fehler tiefer liegen, musst du mit dem Projektverantwortlichen (z.B. ausführender Elektroinstallateur) Kontakt aufnehmen.
Praxistipp: Um die Funktionalität von Stationen vor Ort zu testen oder zu überprüfen, kann ein Account für den technischen Dienst oder sonst eine verantwortliche Person vor Ort erstellt werden (z.B. hauswart[at]musterhaus.ch). Dieser Account kann bei den Stationen als Spezialnutzer mit Preis 0.- pro kWh und 0.- pro h hinterlegt werden und kann somit ohne Kostenfolge Tests durchführen.